DMS v průmyslovém podniku – je o co stát?

 

Průmyslový podnik je založen na tom, že vyrábí a svým zákazníkům dodává určitou produkci – zboží, služby. Vedle těchto „primárních“ produktů průmyslový podnik „vyrábí“ a obhospodařuje také mnoho různých „papírů“. A tak jako reálná produkce má svůj informační obraz v podnikovém informačním systému (ERP), žijí i „papíry“ svůj digitální život formou elektronických dokumentů. A stejně jako je užitečné mít stanoveny postupy a řídit podle nich prostřednictvím informačního systému produkci podniku, je rozumné totéž vyžadovat i v oblasti dokumentů. V tomto článku jsou popsány zkušenosti s výběrem a zaváděním systému pro správu dokumentů ve firmě ZAT a je učiněn pokus zobecnit je tak, aby z nich popř. mohly mít užitek i další subjekty.

 

Pro pochopení dále uvedených úvah je třeba o firmě ZAT říci alespoň to, že jde o výrobce s vlastním vývojem a dodavatele řídicích systémů (z vlastních i nakupovaných komponent) do oborů energetiky (jaderné i klasické elektrárny, teplárny), dopravy (dráhy) a dalších průmyslových odvětví, a to jak pro tuzemský trh, tak i do zahraničí.

Označení „systém pro správu dokumentů“ (Document Management System – DMS) je obecný název pro mnoho rozličných „entit“ řešících tzv. informační chaos, který s sebou nese současná exploze elektronických dokumentů. Obecně vzato – nemusí ani jít o softwarový produkt, byť to daný název evokuje. Co si pod tímto pojmem tedy představit? Zhruba řečeno něco, co umožňuje vytvářet dokumenty, organizovaně je ukládat, vyhledávat a číst – to vše by mělo fungovat v rámci pracovních týmů, protože chod průmyslového podniku bez spolupráce mnoha lidí a profesí v současnosti téměř není možný. Pod takovouto definici se vejde vše od adresářové struktury lokálního disku v počítači jednotlivého pracovníka (logicky asi nejhorší varianta) přes sdílené složky na podnikových souborových serverech (kde systém může být dán určitým návodem na umisťování a pojmenování adresářů a souborů nebo v lepším případě odpovědnou osobou, která má celý tok dokumentů na starosti) nebo „někde v cloudu“ (klíčová otázka bezpečnosti!) až po mnoho skutečných softwarových nástrojů třídy DMS, resp. ECM/EIM (Enterprise Content/Information Management). Na otázku, jaký nástroj vybrat, je obvyklá odpověď „ten optimální“ – ale jak jej poznat? Optimalita je vždy vztažena k požadovaným kritériím. Mezi určující kritéria při výběru DMS patří typy dokumentů a jejich životní cyklus, k těm pragmatickým korespondence požadavků uživatele a schopností nástroje.

 

Typ dokumentu je dán zejména nástrojem či formátem, v němž dokument vznikl a existuje – např. Word, Excel, PDF, e-mail, projektové dokumenty (AutoCAD), specializované dokumenty podle typu produkce podniku (programové vybavení řídicích systémů značky Siemens – Step 7) apod. Nástroj vzniku dokumentu zároveň obvykle určuje i jeho digitální podobu, tj. zda jde o jednotlivé soubory (MS Office), nebo množinu propojených souborů s různě složitou strukturou adresářů (Step 7). Poznamenejme, že nástroj tvorby dokumentu nemusí být součástí DMS, který spíše realizuje „úložiště“ vytvořených dokumentů, ale není to vyloučené (např. AutoCAD a jeho Autodesk Vault).

 

Životním cyklem dokumentu se rozumí, co vše, u koho a jak se odehraje mezi vznikem dokumentu a jeho konečným uložením nebo skartací. Může to být jednoduchý postup „příjem a uložení“ nebo opakované každodenní „vytvoření – úprava – odeslání“, zkomplikovaný např. schvalovacím procesem. Důležitým hlediskem je i to, zda dokument stále zůstává v jednom místě, nebo zda putuje mezi různými subjekty, jaké subjekty a s jakými oprávněními k němu mají přistupovat, a rovněž i to, zda dokument má být dostupný i off-line, tj. mimo dosah podnikové sítě.

Vzhledem k velikosti firmy ZAT a procesům, které v ní probíhají, je množina všech jejích dokumentů velmi rozsáhlá a různorodá (obr. 1). Pracuje se jak s obchodními dokumenty, jako je poptávka, nabídka či smlouva (typické „Office“ dokumenty), tak s dokumenty realizačními, tedy projektovou dokumentací (výkresy, technické zprávy apod.) a řídicími dokumenty projektu (předávací protokoly, zápisy atd.). Co se týče formátů dokumentů, objevují se tu vedle typu „Office“ i velmi speciální dokumenty nástrojů pro tvorbu řídicích algoritmů (Step 7, vývojové prostředí ZAT Pertinax) a konfigurací nástrojů typu SCADA (Wonderware, Reliance, Control Web). Při vývoji vlastních komponent řídicích systémů značky ZAT vzniká mnoho dalších specializovaných dokumentů – vývojová a výrobní dokumentace, protokoly o zkouškách atd. Další skupinou dokumentů jsou kromě již uvedených „produktových“ také dokumenty „interní“ – např. dokumenty systému managementu jakosti (SMJ; tj. směrnice a provozní předpisy, metriky) nebo dokumenty řídicí (řády, příkazy). Životní cykly těchto různých dokumentů jsou také různé.

V době, kdy jsme začali řešit první nesmělé a neujasněné požadavky některých realizačních složek na „něco nového pro práci s dokumenty“, jsme nějaké DMS samozřejmě provozovali (někdy v roce 2009).

 

V první řadě to byly sdílené adresáře (nazývané „pracovní složky“). V okamžiku, kdy určitý tým (obchodníci, projektové týmy zakázek) potřeboval sdílet soubory, dostal od správy IT prostor na souborovém serveru a přístup k němu a dále bylo na týmu, aby si určil pravidla práce se svými soubory.

 

Ve druhé řadě podnikový informační systém IFS Applications zavedený ve firmě ZAT má jako součást vlastní DMS, který umožňuje vkládat postupně vznikající verze dokumentu a doplňovat údaje o něm a jeho schvalování; tyto operace ale nejsou uživatelsky úplně jednoduché. Byly zde ukládány např. faktury, výrobní dokumentace, některé obchodní dokumenty, směrnice apod. – vesměs dokumenty s jednorázovým životním cyklem (vložit – schválit – uzavřít). Součástí tohoto DMS je také tzv. elektronická spisovna – hardwarově-softwarový nástroj pro uchování dokumentů v neměnné podobě, jako náhrada „papírové“ spisovny –, kam jsou ukládány např. všechny smlouvy.

 

A jako specialitu lze do třetice zmínit systém SubVersion pro správu verzí programového vybavení vyvíjeného do komponent našeho řídicího systému ZAT SandRA (Safety and Reliable Automation).

 

Zejména v pracovních složkách však nastávaly nepříjemné jevy, které komplikovaly práci. Tyto jevy jsou dány nedokonalými vlastnostmi sdílených složek – adresářová struktura nedává k dispozici příliš mnoho nástrojů pro organizaci dokumentů, a už vůbec ne pro automatizaci jejich životního cyklu, dodržování explicitních pravidel pro tvorbu adresářů a názvů souborů klade značné nároky na uživatele a ne vždy se je podaří dodržet atd. Takže se stávalo, že jeden a ten samý soubor se zde nacházel vícekrát nebo se naopak několik různých souborů jmenovalo podobně až stejně, popř. se jeden typ souborů jmenoval pokaždé jinak; specifickým problémem byla tvorba a správa různých verzí souboru. Výsledky byly neuspokojivé – najít konkrétní soubor bylo složité a najít aktuálně platný soubor ještě složitější (mnohý čtenář to jistě zná i ze své praxe). U rozsáhlých projektů mohly být dopady těchto nedostatků poměrně nepříjemné – zdržovalo to práci, mohly vznikat chyby. Vedoucí pracovníci v této oblasti se začali ptát po něčem lepším. Systém DMS obsažený v IFS však nebyl pro

spoustu případů vhodný – ať z důvodu typu životního cyklu (např. při „každodenních“ úpravách souborů by se práce spíše komplikovala), nebo z důvodu složité struktury dokumentů (AutoCAD), popř. pro nutnost dodatečné customizace.

 

Po několika prezentacích velkých komerčních DMS české i zahraniční provenience, kdy většinou šlo o nabídku postupu „analýza životního cyklu všech dokumentů ve firmě – návrh komplexního řešení – realizace“ jsme došli k názoru, že tato cesta není pro firmu ZAT vhodná. Takové komplexní řešení bylo jednak drahé a jednak časově náročné a vlastně jsme je ani nechtěli. Navíc nebylo většinou možné si nabízené systémy jen tak nanečisto vyzkoušet. Uvědomili jsme si, že nehledáme jeden univerzální DMS, ale spíše několik různých – něco, co lze nazvat „heterogenním systémem správy dokumentů“ (obr. 2). A v první řadě že hledáme něco jako pracovní složky, ale aby za nás udělaly alespoň část práce při udržování pořádku – tedy něco jako „inteligentní pracovní složky“. Přestali jsme poptávat dodavatele, „porozhlédli“ jsme se po internetu a narazili jsme na DMS se jménem M-Files, který nabízel stažení a plnohodnotné vyzkoušení. Po instalaci a (pouze) několikahodinovém zkoušení bylo jasno – něco takového by nám pomohlo. Následovaly další testy a pokusy, včetně úspěšného propojení s naším podnikovým informačním systémem, a po pár dnech jsme konstatovali, že tohle jsou opravdu námi hledané „inteligentní pracovní složky“! Teď už bylo třeba „jen“ je zavést do vybraných procesů…

Asi prvním a hlavním důvodem, proč jsme se rozhodli pro tento systém, je jeho jednoduchost a intuitivnost – i nezaškolený člověk s ním dokáže pracovat téměř ihned. Na rozdíl od mnoha jiných nástrojů totiž systém M-Files nemá speciální klientskou aplikaci, ale je bezešvým způsobem integrován do průzkumníku souborů Windows Explorer (obr. 3). Dokumenty DMS jsou vytvářeny jako soubory ve Windows, pohledy na dokumenty v DMS se „tváří“ jako adresáře Windows a všechny standardní operace s dokumenty (otvírání, prohlížení, vytváření) jsou téměř stejné jako u souborů. Potud tedy „pracovní složky“ – jejich „inteligence“ má pak mnoho podob. Nejsou zde soubory, ale dokumenty, tj. soubory opatřené volitelnou sadou atributů – tato sada tvoří tzv. třídu dokumentů (Nabídky, Smlouvy, Zápisy apod. – viz obr. 4). Podle těchto atributů lze dokumenty hledat a třídit a lze je vkládat do některých dokumentů (Word, Excel, AutoCAD) a tvořit tak inteligentní šablony – po volbě šablony Nabídka a doplnění hodnoty pro atribut Zákazník se text tohoto atributu automaticky vloží na příslušné místo v šabloně. Dokument může v jednom okamžiku editovat pouze jeden uživatel – ten, který si jej zarezervuje. Ostatní ale mohou i nadále číst poslední platnou verzi. Dokumenty jsou automaticky verzovány – každá publikace změn uloží novou verzi, všechny historické verze jsou dostupné. Oprávnění k dokumentům lze definovat a spravovat do posledního detailu, ale přitom velmi logickým a přehledným způsobem. Vyhledávat dokumenty je možné ad hoc – zadáním vyhledávacího filtru, jestliže pracovník vyhledávací filtr uloží (např. filtr pro dokument třídy Nabídka s atributem Rok nabídky=2014), dostane tzv. pohled, který se bude chovat jako adresář (zde s dokumenty nabídek z roku 2014). Jestliže si ovšem vedle vytvoří pohled z dokumentů třídy Nabídka a s atributem Obchodník=Novák, dostane adresář, který bude obsahovat všechny nabídky pana Nováka, a to i ty z roku 2014! Čili jeden dokument lze najít na více různých místech, protože v systému M-Files je primární co je to za dokument, místo kde se ten dokument nachází. Systém nabízí i fulltextové indexované vyhledávání, tj. po zadání hledaného textu je obratem zobrazen seznam dokumentů, v nichž se tento text nachází (v názvu, atributech či v obsahu). Systém nemusí obsahovat jen dokumenty, ale i tzv. objekty – např. objekt Zákazník, který uchovává údaje o jednotlivých zákaznících (jméno, IČO, adresu). Tyto údaje lze navíc importovat (sdílet) z externích zdrojů – např. z informačního systému. Součástí systému M-Files jsou i nástroje pro automatizaci životního cyklu dokumentů – pracovní postupy (workflow) a přiřazení úkolů (assignment). A rovněž systém M-Files zveřejňuje své API (Application Program Interface), a tak lze programátorským způsobem doplňovat případné chybějící funkce. To vše je velmi jednoduše a přehledně konfigurováno v administrátorském nástroji, který je součástí distribuce, což umožňuje, aby se na realizaci podílel i zaškolený uživatel zákazníka (čehož jsme využili i ve firmě ZAT). Další informace zde nemá smysl vypisovat – zájemce si je jistě najde na webu. Poznamenejme, že pro nás bylo při výběru tohoto DMS výhodou navíc to, že jeho distributorem pro ČR je tatáž firma, která je dodavatelem ERP systému IFS Applications, zavedeného ve společnosti ZAT.

Co jsme výběrem tohoto systému získali ve firmě ZAT? Především kýžené „inteligentní pracovní složky“ pro poměrně rozsáhlou oblast dokumentace tvořenou dokumenty „Office“, se kterými se obvykle denně pracuje. Dále rozšiřitelnost – tedy to, že bylo možné tento DMS uplatnit nejprve na relativně malou část dokumentů pro relativně malý tým a teprve postupně jeho použití rozšiřovat. První realizace se týkala obchodních dokumentů (poptávky, nabídky, smlouvy), a to v první etapě „jen“ změnou úložiště z pracovních složek do systému M-Files, bez dalších funkcí. Rozšiřování této první etapy mělo charakter jak vertikální (rozšiřování o další funkce – např. import relevantních údajů z informačního systému, schvalování, dynamická oprávnění), tak horizontální (rozšiřování o navazující realizační dokumenty). Některá další použití systému M-Files dokonce ani nenavazovala na tyto úvodní etapy a zpočátku ani na sebe navzájem – např. aparát pro správu dokumentů rozvojových, resp. dotovaných projektů, správa dokumentů pro jednání vrcholového vedení, dokumenty pro marketing, vývojové dokumenty pro systémy s bezpečnostními funkcemi atd. Tyto systémy propojujeme podle aktuálních potřeb a tak postupně vzniká něco, co bychom asi nedokázali jednorázově vytvořit „v celku“. Nehledě na to, že také akceptace těchto systémů všemi pracovníky vyžaduje svůj čas. Nezbytnou podmínkou úspěchu této postupné metody ale je, aby na začátku byla stanovena alespoň hrubá představa komplexního cílového stavu, kterou je pak třeba v jednotlivých

krocích neustále zpřesňovat.

 

Co nám zbývá v našem heterogenním DMS vyřešit? Stále ještě není dořešeno několik oblastí – problematické jsou zejména již uvedené speciální technické dokumenty (AutoCAD, Pertinax, Wonderware atd.), pro které systém M-Files není možné jednoduše použít. Jedním z možných řešení jsou speciální DMS, které pro podobné dokumenty existují. U prostředí AutoCAD je to firemní systém Autodesk Vault, pro Pertinax, Step 7 či Wonderware je na trhu např. systém VersionDog. Jde ale o finančně značně náročná řešení, takže pravděpodobně budeme hledat něco jiného. Zatím se jako nejvhodnější jeví staré dobré pracovní složky (jako je tomu doposud), ovšem doplněné o striktní pravidla a důslednou kontrolu jejich dodržování. Pro uchovávání jednotlivých „uvolnění“ např. konfigurace systému SCADA (v komprimovaném formátu ZIP) se nabízí využití elektronické spisovny v systému IFS Applications.

Jaké zkušenosti jsme získali v tomto procesu výběru a zavádění systému DMS? Poznatek, že cesta komplexního, univerzálního a jednorázově zavedeného nástroje typu DMS není pro firmu ZAT vhodná, jsme již uvedli. Možná takový systém existuje, ale pro firmu, která má tolik různorodých činností, a tedy i tolik různých dokumentů a požadavků na jejich zpracování, by podle našeho názoru byl takový systém buď kompromisem (univerzální nástroj bude těžko optimalizován pro všechno), nebo by se neúnosně prodražila jeho realizace (o náklady na speciální customizace). Domníváme se nyní, že pro dokumentové prostředí, jaké je ve firmě ZAT, je nejvhodnějším řešením heterogenní DMS – každá oblast může využít takový nástroj, který pro ni bude optimální. Podmínkou je „pouze“ schopnost jednotlivých nástrojů „propojit se“ do jednoho celku. Nemělo by se přitom zapomínat na hledisko návratnosti investic – lze-li pro novou oblast dokumentů využít některý z dosavadních nástrojů typu DMS, byť to není ideální řešení, použit by být měl.

 

Velmi zajímavým zjištěním bylo to, že největším konkurentem „opravdových“ systémů DMS není žádný jiný DMS (a už vůbec ne podnikový informační systém, se kterým DMS naopak může spolupracovat), ale sdílené adresáře! Jejich používání je natolik „zajeté“, že opustit je vyžaduje značný myšlenkový skok a spoustu přemlouvání…

 

Užitečné bylo zjištění, jaké kritérium dává efektivní odpovědi při zvažování, zda daný dokument patří do DMS v informačním systému (ERP), anebo do externího DMS (v popisovaném případě systému M-Files) – je to kritérium návaznosti tohoto dokumentu na informace (objekty) v systému ERP. Čím více je dokument provázán se systémem ERP, tím je pravděpodobnější, že práce s ním bude efektivnější, bude-li tam i uložen. Dále že postupné zavádění – popsané shora – má navíc efekt postupného zlepšování: realizační tým se na každé malé části naučí něco, co dále použije, přičemž případné chyby nemají fatální následky, protože se týkají jen dané části, a v příští části se jich tým již může vyvarovat. Také jsme si ověřili, jak je pro zdárný výsledek důležitá existence „klíčového uživatele“, který chce a potřebuje danou realizaci systému DMS a propaguje ji ostatním. A také že neméně důležitá je podpora vedení firmy – a vlastně i skutečnost, že vedení je velmi vděčný uživatel systému DMS. Ověřili jsme si, že zvolený nástroj pro „inteligentní pracovní složky“ je velmi dobře použitelný v mnoha větších i menších dokumentačních oblastech a že nabízí i některé nečekané přínosy (např. je to užitečný pomocný nástroj pro řízení a kontrolu pracovníků v týmu). A rovněž jsme zjistili, jaké (negativní) reakce lze očekávat při zavádění nástrojů DMS (např. „Vyplňování atributů – to bude spousta práce navíc!“), a naučili jsme se na ně efektivně odpovídat („Tolik zase ne a spoustu práce vám to naopak ušetří – s hledáním dokumentů a opravou chyb!“).

Systém DMS do souboru softwarových nástrojů průmyslového podniku určitě patří už jen proto, že se zde dokumenty (v elektronické podobě) vyskytují v čím dál větší míře a svou správu si zaslouží. Systém DMS výrazně zvýší efektivitu práce s dokumenty – především tím, že z této oblasti odstraní chaos. A jak asi každý středoškolsky vzdělaný člověk ví, chaos je charakterizován vysokou mírou entropie a ke snížení entropie (a tedy dosažení pořádku) je zapotřebí dodat nějakou energii. No a fyzikálně lze naši zkušenost shrnout tak, že potřebné energie není zase tak moc a ten pořádek za to stojí!

 

Obr. 3. Ukázka integrace systému M-Files do Průzkumníku Windows Explorer
Obr. 4. Příklad karty atributů, které ze souboru dělají dokument